陕西开放大学 陕西工商职业学院

实物档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和我校《档案管理实施细则》等有关规定，特制订本办法。

第二条 实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在学校各项活动和学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。

第三条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，还可以展示宣传学校的形象、彰显大学文化内涵，具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。

第四条 由学校档案馆负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。

第二章 归档范围和保管期限

第五条 归档范围

(一)奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的由上级有关机构颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。

(二)印信实物档案。经公安机关审批后制作的，因机构变更或撤消、合并失效的印章（包括钢印、铜印、胶印、木印等）。

(三)名人字画实物档案。上级领导及社会知名人士为学校的题词、作画。

(四)学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。

(五)本校与国内、外校际交往中收受的礼品。

第六条 保管期限原则上应为永久保存。

第三章 归档要求

第七条 奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

第八条 字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

第九条 印章归档时应附印模一式两份。

第十条 不在本管理办法第二条范围内有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。

第十一条 奖品类实物档案一般于获奖后两月之内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。

第十二条 移交时，移交部门要打印移交清单一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应照像留存，像册对应实物编号保存。

第四章 管理及利用

第十三条 分类编号

(一)实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号。

(二)实物档案分类号：SW

12 荣誉证书（科技奖入KY13）

13 奖状（科技奖入KY13）

14 奖章

15 奖牌

16 奖杯

17 锦旗

18 礼品

19 名人字画

20 纪念品

21 校牌、匾

22 印信（钢印、铜印、胶印、木印）

23 有收藏价值的教学科研设备设施

(三)在二级类目内，以件为单位，按排列顺序从“1”开始标注件号。

第十四条 制作实物档案标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。

第十五条 实物档案放置特制的实物档案柜（架）上，按同类实物进行入柜（上架）排列。

第十六条 档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等工作。

第十七条 实物档案实行开放利用，利用者持身份证等有效证件可予以观赏。

第十八条 实物档案原则上只提供本单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用，采取有效措施防止丢失或损毁。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。

第十九条 需要复制利用实物档案的，经档案管理机构负责人审核、校长审批同意后，可按照一定比例进行复制。

第二十条 本管理办法自公布之日起实行。