陕西开放大学 陕西工商职业学院

查阅利用档案管理办法

为了有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务,根据我校《档案管理实施细则》等有关规定，结合我校档案工作实际，特制订本办法。

一、本校师生员工查阅开放档案或本人承办工作形成的档案，须持有效证件，填写《档案利用登记表》后方可查阅。

二、外单位人员查阅利用我校开放档案，须持单位介绍信和个人有效证件，经档案馆负责人批准或档案管理人员同意，填写《档案利用登记表》后方可查阅。如特殊原因无法现场查询的，可通过邮箱查询；

三、港澳台同胞、海外侨胞、境外组织或者个人查阅利用开放档案，须经主管部门介绍，档案馆负责人批准。

四、凡委托他人代查有关个人一般材料的，须提供委托书、毕业证书复印件以及被委托人的身份证。

五、属于下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

六、查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

七、查阅、利用寄存在学校档案管理机构的档案，应征得寄存者同意。

八、档案原则上仅限在借阅室查阅，不得借出。如因工作需要借出的，需填写《档案查询利用审批表》，并经本部门负责人同意、档案馆负责人或主管校长批准。每次借出档案不得超过5卷(件)，借期不超过一周，如需延长借用时间，应另办理续借手续。借出档案不得转借、丢失，违者根据相关规定进行处罚或追究相关责任。

九、档案利用者应爱护档案，对档案的保密、安全、完整负责，不得随意增删、涂改、抽页、调换、撕毁，不得擅自公开档案内容，如发现上述情况，按《档案法》有关条款处理。

十、对纸质已经发脆或珍贵的档案，不予外借，并严格控制复印次数。

十一、对查阅利用完毕和外借归还的档案，工作人员应及时清点、查验无问题后，注销其查阅或借用登记，放回原处保管。

十二、违反上述制度者，视其情节轻重，进行相应的批评教育或纪律处分。

十三、本办法自发布之日起实施，由档案馆负责解释。